MAIO 2013

GESTÃO DOCUMENTAL

O QUE É?
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato electrónico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa.
A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização.


VANTAGENS NA SUA UTILIZAÇÃO
- Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na procura, no reencaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo;
- Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação transparente dos documentos electrónicos (originados pela aplicações Office) e de documentos com origem em papel;
- Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos;
- Digitalização dos documentos;
- Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação;
- Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos documentos está facilitada e rápida;
- Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico;
- As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não autorizados.


A Gestão Documental aplica-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:
- Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
- Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade)
- Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos)
- Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de Cliente)
- Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos)
- Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
- Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento)

Contacte-nos e conheça solução que melhor se adequa ás suas necessidades!

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